Digitalisering for økonomer > Andre oppgaver > 3.1 ERP-system

Det siste spørsmålet i denne oppgaven er knyttet til et case om solenergiselskapet REC beskrevet nedenfor.

a) Forklar hva som menes med en forretningsprosess og hva som kjennetegner forretningsprosesser.
b) Beskriv kort noen viktige kjennetegn til ERP-systemer og gjør nærmere rede for hvilken funksjonalitet slike systemer kan ha.
c) Gjør rede for gevinstperspektivet i tilknytning til bruk av IT-systemer.
d) Ta utgangspunkt i caset om REC på neste side og gi eksempler på hvilke gevinster REC har oppnådd ved hjelp av ERP-systemet. Velg ut et par av gevinstene og beskriv dem nærmere med henvisning til gevinstperspektivet. Gjør de antakelser du trenger.
 

Solenergiselskapet REC har vokst raskt. Effektiv bruk av ERP-system er med på å strømlinjeforme produksjonen.

(Computerworld 20xx)
(Det er gjort noen mindre justeringer av den opprinnelige teksten i artikkelen, uten at noe av meningsinnholdet er endret.)
 

Hva er oppskriften på suksess når det gjelder ERP-systemer? REC har fulgt følgende formel: Bruk standarder og helst én systemleverandør. Unngå for mye bedriftstilpasninger av standardsystemet. Gjenbruk intern kunnskap om ERP-implementeringer. Ha en felles datamodell for ulike forretningsdivisjoner. Sørg for solid forretningsmessig forankring i toppledelsen. Gisle Bjørnstad er nestkommanderende finansdirektør i REC Solar og har klare meninger om hva som er viktig med en ERP- implementering.

Man kan oppnå store besparelser ved å bruke ERP-systemet riktig. I vår bransje er lavest mulig kostnader avgjørende, og vi er opptatt av å bruke ERP-systemet til å gjøre oss mer effektive, sier Bjørnstad.

Litt om REC: Som kjent har selskapet på kort tid blitt en av de toneangivende aktørene innen solenergi. REC er delt inn i tre divisjoner: Silicon, Wafer og Solar. De ulike divisjonene samarbeider tett, og bruker også det samme ERP-systemet med samme datamodell. De har identiske registre (tabeller) for kunder, leverandører og innkjøp.

- Det at alle har standardisert på samme teknologiske plattform gir oss mange muligheter. Et eksempel er at vi gjør felles innkjøp, som igjen gir større volumer og reduksjon av prisene. ERP-systemet bidrar til å optimalisere lageret og planlegge innkjøp, sier Gisle Bjørnstad.
Selskapet har produksjonsenheter i Norge og Sverige, mens to langt større enheter er under utbygging i Singapore. Alle bruker samme ERP-system. Narvik og Singapore vil dermed samordne innkjøp fra leverandør.

- Det er komplisert å regne nøyaktige besparelser med to streker under svaret. Poenget er at vi har bedre oversikt og kontroll. Systemet hjelper oss å planlegge bedre. Vi vet hvor mye vi selger av de ulike produktene, og har derved grunnlag for å styre produksjon og innkjøp. Det gir store fordeler. Manuell behandling er nesten utenkelig, sier Bjørnstad.

Neste skritt for REC handler om datavarehus og Business Intelligence. Et viktig tips om ERP er å legge av penger til BI. Det er mange som bruke alle pengene på ERP, og dropper BI-løsningen. Man klarer seg operativt, men mangler gode verktøy for å gjøre analyser både for operative formål og strategiske beslutninger, mener Gisle Bjørnstad.

- ERP-systemene er veldig gode på å styre transaksjoner, innkjøp, økonomi, HR og lignende, men er gjerne mindre gode på analyse. Dette er ofte et forsømt område.

 

a) Forklar hva som menes med en forretningsprosess og hva som kjennetegner forretningsprosesser.

Løsningsforslag

I læreboken er Gottschalks definisjon av en forretningsprosess presentert som "… en virksomhetsprosess som en strukturert og organisert samling av gjøremål og aktiviteter som er utformet i den hensikt å produsere et konkret resultat i form av et produkt eller leveranse." I kompendiet nevnes også at .. prosessene både beskriver arbeidsflyt og informasjonsflyt, og at IT-systemer kan bidra til en strømlinjeforming av prosesser gjennom automatisering, forbedring eller eliminering av oppgaver. Det er også fremhevet at prosessser ofte går på tvers av funksjonsområder slik at én prosess kan involvere flere avdelinger i

bedriften.

b) Beskriv kort noen viktige kjennetegn til ERP-systemer og gjør nærmere rede for hvilken funksjonalitet slike systemer kan ha.

Løsningsforslag

Det er naturlig å innlede et svar f.eks. med at et ERP-system (Enterprise Resource Planning) er et IT-system eller applikasjon som støtter en rekke av bedriftens interne forretningsprosesser. Et ERP-system består av flere integrerte delsystemer (moduler) og er kjennetegnet av

• en felles database
• ensartet brukergrensesnitt
• en felles kontostreng
 
Det finnes ingen entydig definisjon på hvilken funksjonalitet et ERP-system kan ha; dette avhenger blant annet av bransje og bedriftstype. De fleste bedrifter vil ha behov for et ERP-system med moduler for økonomi / regnskap, personal (HR) og salg, handelsbedrifter trenger OLFI- funksjonalitet, og produksjonsbedrifter MPS. Pluss for dem som nevner at ERP II også kan inneholde mer omfattende funksjonalitet som for eksempel CRM- og SCM-funksjonalitet.

Våkne studenter finner god hjelp i nest siste linje i caset som sier at … "ERP-systemene er veldig gode på å styre transaksjoner, innkjøp, økonomi, HR og lignende,..".

c) Gjør rede for gevinstperspektivet i tilknytning til bruk av IT-systemer.

Løsningsforslag

I læreboken er gevinstperspektivet forklart ved at gevinster en bedrift kan oppnå ved å bruke IT-systemer kan en inndeles i fire typer:

• Rasjonaliseringsgevinster
• Organisasjonsgevinster
• Styringsgevinster
• Markedsgevinster

En oppsummering av hva de enkelte gevinsttypene innebærer er gjengitt nedenforI en fullgod besvarelse må de viktigste kjennetegnene ved hver gevinsttype nevnes.
Rasjonaliseringsgevinster oppnås ved å effektivisere eksisterende forretningsprosesser gjennom automatisering av manuelle arbeidsoppgaver. Den største gevinsten av rasjonalisering er vanligvis sparte lønnskostnader.

Organisasjonsgevinster oppnås når IT-systemer medvirker til at oppgaver i bedriften utføres enklere, smartere eller rett og slett elimineres. Forretningsprosesser kan ofte effektiviseres ved å organisere arbeidet på en annen måte ved hjelp av IT.

Styringsgevinster: IT-systemer brukes til å samle og strukturere informasjon. Mer og bedre informasjon gir større oversikt og grunnlag for bedre beslutninger og styring av bedriften. Bedre beslutninger bidrar både til høyere inntekter og lavere kostnader.

Markedsgevinster: En virksomhet oppnår markedsgevinster når den får fordeler i markedet i forhold til konkurrentene. Utnyttelse av Internett til markedsføring og salg vha. e-handelssystemer kan gi markedsgevinster, både ved å være tidlig ute, og ved stadig å gjøre det mer brukervennlig og attraktivt å handle.

d) Ta utgangspunkt i caset om REC på neste side og gi eksempler på hvilke gevinster REC har oppnådd ved hjelp av ERP-systemet. Velg ut et par av gevinstene og beskriv dem nærmere med henvisning til gevinstperspektivet. Gjør de antakelser du trenger.

Løsningsforslag

I caset finnes formuleringene "felles innkjøp", "planlegge innkjøp", "styre produksjon og innkjøp" og "optimalisere lageret". Kandidaten bør nevne disse. Basert på uttalelsene om at "vi er opptatt av å bruke ERP-systemet til å gjøre oss mer effektive", og "vi har bedre oversikt og kontroll" er det også anledning til å velge andre funksjonsområder for nærmere beskrivelse. I så fall må beskrivelsen begrunnes og baseres på realistiske antakelser.

"Felles innkjøp" har medført prisreduksjoner som både kan være en rasjonaliseringsgevinst og som kan gi konkurransefordeler, dvs. markedsgevinst. En kan anta at støtte til å "planlegge innkjøp" har gitt lavere innkjøpskostnader, og således både kan være en styringsgevinst og en rasjonaliseringsgevinst. "Styre produksjon og innkjøp" må innebære styringsgevinster.

Utsagnet "De ulike divisjonene samarbeider tett, og bruker også det samme ERP-systemet med samme datamodell" kan tolkes som at REC har oppnådd organisasjonsgevinster.