Digitalisering for økonomer > Andre oppgaver > 3.2 Forbedre ordreprosess. OLFI-system.

ByggMix AS selger byggevarer og trelast fra en butikk med et stort hovedlager. Omsetningen er stor og byggevarene selges til både byggmestre, håndtverkere og privatpersoner. Mange kunder ber om tilbud, spesielt i forbindelse med større byggeprosjekter, før de eventuelt kjøper.

ByggMix opplever at mye salg går tapt som følge av tomgang på lager (varer er utsolgt). Da må nye varer bestilles fra leverandør, og kundene trekker seg på grunn av lang leveringstid. Den viktigste årsaken til hyppig tomgang er manglende oversikt over lagerbeholdninger, blant annet fordi bedriften ikke har noe lagerstyringssystem. Mangelfull lagerstyring medfører også at lagerbeholdningen for noen varetyper er større enn nødvendig, hvilket gir økte kapitalkostnader og gjør at varer "går ut på dato" og ikke kan selges.

Hovedlageret har en lageransvarlig som snart skal gå av med pensjon. Han har inngående kunnskaper om materialer, verktøy og byggfaget, men mindre innsikt i data og økonomi. All kommunikasjon og informasjonsbehandling med og på hovedlageret, som heller ikke har noen tilkobling til lokalnettet til ByggMix, skjer derfor muntlig og med papir.

Bedriftsledelsen erkjenner at forretningsprosessen for tilbuds- og ordrehåndtering har et stort effektiviseringspotensial. Tilbudshåndteringen er tungvint og tidkrevende med mye manuelt arbeid og dobbeltarbeid. Ledelsen har derfor besluttet å iverksette et prosjekt for å forbedre prosessen.

Første skritt er å kartlegge dagens prosess som forløper slik:

Kundeansvarlig på et kontor ved hovedlageret blir oppringt av kunden som ønsker et tilbud på en del varer. Kundeansvarlig registrerer ønskede varer med varenummer, mengder og pris i ordresystemet (IT-system), skriver ut en vareliste og går med denne til lageransvarlig som skal anslå leveringstid. Oftest må da lageransvarlig lete etter en lagerassistent og levere varelisten til ham. Lagerassistenten tar så en runde på hovedlageret for å sjekke varebeholdninger. Han krysser av på listen for eventuelt manglende varer, og leverer listen til lageransvarlig. Denne vurderer og anslår leveringstid, ringer og meddeler denne til kundeansvarlig, og arkiverer varelisten.

Kundeansvarlig registrerer forventet leveringstid i ordresystemet, skriver tilbudet ut på papir og skanner til en .pdf-fil som sendes som vedlegg i en e-post til kunden. Anta nå at tilbudet aksepteres. Da vil kundeansvarlig motta aksepten fra kunden pr. telefon eller e-post, og endrer status i ordresystemet fra Tilbud til Ordre, og skriver ut og arkiverer ordren i en mappe. De siste gjøremålene i prosessen for tilbuds- og ordrehåndtering er at kundeansvarlig ringer lageransvarlig for å informere om bekreftet ordre, og sender en e-post til ansvarlig person på ordrekontoret om ordren som er registrert i ordresystemet. Etterfølgende to prosesser er oppfølging på lageret med vareuttak og ekspedisjon, og fakturering og fakturaoppfølging på ordrekontoret.

a) Beskriv i et forenklet RIS-diagram arbeidsflyt og informasjonsflyt i dagens tilbuds- og ordreprosess. Merk i diagrammet (for eksempel med en X) aktiviteter som involverer bruk av et IT-system. Eventuelle kommentarer og forutsetninger kan angis under diagrammet.
 
b) Forklar hva et OLFI-system er. Gjør også rede for hvilken informasjon som håndteres i de ulike modulene i et slikt system, og informasjonsflyt og sammenhenger mellom modulene. Bruk gjerne noen eksempler basert på en bedrift som ByggMix.
 
c) Hvordan kan dagens tilbuds- og ordreprosess effektiviseres? Ta de forutsetninger du finner nødvendig og foreslå forbedringstiltak. (Det er ikke nødvendig å tegne nytt diagram.)
 
d) Forklar hva som ligger i gevinstperspektivet, og bruk dette til å beskrive og begrunne hvilke konkrete gevinster ByggMix kan oppnå ved å innføre den forbedrede prosessen i punkt c).
 
 
 

a) Beskriv i et foremklet RIS-diagram arbeidsflyt og informasjonsflyt i dagens tilbuds- og ordreprosess. Merk i diagrammet aktiviteter som involverer bruk av et IT-system. Eventuelle kommentarer og forutsetninger kan angis under diagrammet.

Løsningsforslag

Forslag til et forenklet RIS-diagram er vist nedenfor. Følgende momenter er viktige: Tydelig angivelse av start og slutt på prosessen, alle vesentlige aktiviteter/handlinger (kort) beskrevet, pil som viser retning på overlevering, beskrivelse av overlevering. (Kunde er en ekstern rolle som ikke inngår i bedriftens tilbudsprosess. Kundeaktiviteter trenger ikke vises i diagrammet.)

 

 

b) Forklar hva et OLFI-system er. Gjør også rede for hvilken informasjon som håndteres i de ulike modulene i et slikt system, og informasjonsflyt og sammenhenger mellom modulene. Bruk gjerne noen eksempler basert på en bedrift som ByggMix.

 
Løsningsforslag

Vesentlige momenter: Et OLFI-system er et TPS (transaksjonsprosesseringssystem), et operativt system, som støtter forretningsprosessene salgs(Ordre), Lagerstyring, Fakturering og Innkjøp. Sammenhenger: En felles database gjør at registrerte ordre enkelt kan faktureres, lagerbeholdning kan sjekkes når ordre registreres, og evt. manko på lager kan trigge innkjøp. Noe mer utdyping med et par eksempler bør nevnes i svaret på oppgaven.

c) Hvordan kan dagens tilbuds- og ordreprosess effektiviseres? Ta de forutsetninger du finner nødvendig og foreslå forbedringstiltak. (Det er ikke nødvendig å tegne nytt diagram.)

Løsningsforslag

Her skal svaret være konkret og dreie seg om tilbuds- og ordreprosessen, ikke om generelle forbedringsmuligheter i bedriften. Oppgaveteksten forteller at "tilbudshåndteringen er tungvint og tidkrevende med mye manuelt arbeid og dobbeltarbeid". Det er åpenbare effektiviseringsmuligheter, bl.a. ved utvidet bruk av IT og IT-system(er).

Oppgaven nevner "manglende oversikt over lagerbeholdninger", og trekker frem mangel på lagerstyringssystem, som altså bør anskaffes, da fortrinnsvis som en modul i et OLFI eller ERP-system. Moderne lagersystemer tar høyde for strekkoding av varer, slik at innlegging og uttak av varer enkelt kan registreres vha. skanning med en PDA.

Installasjon av datanettverk på hovedlageret vil forbedre kommunikasjon og informasjonsutveksling og gjøre at e-post og nytt IT-system vil kunne brukes der. En forutsetning er da at en datakyndig lageransvarlig ansettes (eller at dagens ansvarlige får nødvendig opplæring).

Implementering av et intranett og evt. ekstranett kan også nevnes som verktøy til ytterligere effektivisering på sikt. Forslag som å opprette nettbutikk ligger på siden av oppgaven.

Med et nytt lagersystem og e-post kan prosessen effektiviseres som følger: Ved kundehenvendelse kan kundeansvarlig sjekke lagerbeholdninger og leveringstid på sparket, og sende kunden et tilbud umiddelbart pr. epost. Dette forutsetter at lageransvarlig løpende tar ansvar for å oppdatere lagerbeholdninger i lagersystemet ved vareuttak og -mottak. I ny tilbudsprosess elimineres oppgavene til både lageransvarlig og assistent, mens oppgavene til kundeansvarlig forenkles og kan gjennomføres både raskere og med mindre ressursbruk.

Et nytt OLFI- eller ERP-system vil gi grunnlag for å analysere salg og lagerbevegelser og derved kunne avdekke mest og minst lønnsomme kunder og varer.

 
d) Forklar hva som ligger i gevinstperspektivet, og bruk dette til å beskrive og begrunne hvilke konkrete gevinster ByggMix kan oppnå ved å innføre den forbedrede prosessen i punkt c).
 
Løsningsforslag

Det må forklares at gevinstperspektivet er en modell som deler inn mulige gevinster av IT-systemer i fire typer. Hver av disse må beskrives kort. Deretter må trekkes frem konkrete gevinster som kan oppnås ved å effektivisere tilbudsprosessen som forklart i punkt 2c), med henvisning til gevinsttype. Gevinster er enten kvantitative eller kvalitative. Kvantitative er enten sparte kostnader, f.eks. lønnskostnader, eller økte inntekter, f.eks. mer salg, mens kvalitative f.eks. kan være mer fornøyde kunder. Noen eksempler på konkrete gevinster: (Gevinsttype er angitt i parentes: R-Rasjonalisering, O-Organisering, S-Styring.)

• Lageransvarliges arbeid (i denne prosessen) elimineres (R)
• Lagerassistentens lagersjekk elimineres (R)
• Kundeansvarlig sparer mye og arbeid i forhold til dagens prosess (R, O)

Disse tre innebærer frigjort tid som kan gi spart lønn eller brukes til verdiskapende arbeid

• Færre tapte salg, dvs. mersalg og økte inntekter, pga. mindre tomgang (S)
• Sparte kapitalkostnader pga. mindre lager (S)
• Mindre tap som følge av varer utgått på dato (S)
• Mer fornøyde kunder pga. raskere svar på forespørsel (S)
• Høyere lønnsomhet ved at mest og minst lønnsomme kunder og varer kan identifiseres (S)