Digitalisering for økonomer > Andre oppgaver > 3.3 Lagerstyringssystem og forretningsprosess

Denne oppgaven handler om Stormbergs lagersystem Effect Warehouse som ble implementert for noen år siden. Et case om Stormberg beskriver litt av lagerdriften og bruk av Effect Warehouse.


a) I caset brukes begrepene strekkoder og skanne varer. Forklar kort hva disse begrepene betyr. Forklar også hvordan du tror Stormberg bruker PDA (en håndholdt enhet) og strekkoder i forbindelse med varelager og innlegging og uttak av varer på/fra lager. Gjør de antagelser du finner nødvendig.

Anta nå at Stormberg valgte Effect Warehouse basert på en kartlegging av lagerprosessene. Oppgaven din er å beskrive forretningsprosessen for uttak av varer og ekspedisjon fra hovedlager slik prosessen var før Effect Warehouse ble valgt og tatt i bruk. Prosessen er beskrevet i det følgende (oppdiktet).

Stormberg har et hovedlager med ferdigproduserte klær som distribueres videre til butikkutsalgene på grunnlag av innkjøpsordre fra butikkene. Prosessen med uttak av varer begynner med at lageransvarlig på hovedlageret logger inn på ordresystemet og finner ordrer som skal ekspederes. For hver ordre skriver han ut en plukkseddel (papir) med beskrivelse av de varene som i henhold til ordren skal tas ut (plukkes) fra lageret. Hver plukkseddel merkes med prioritet (1-høyest, 5-lavest) etter ordrebeløp og hvor mye leveringen haster. Han tar så en kopi av hver plukkseddel som arkiveres i en perm, og legger plukksedlene sortert etter prioritet i en utboks.

Lagermedarbeidere tar seg av plukkingen som starter med at en plukkseddel hentes fra utboksen. De aktuelle varene lokaliseres en etter en, hentes frem og lastes på truck eller trillevogn avhengig av vekt og volum. Plukkingen kan ta mye tid, både fordi plukkseddelen mangler angivelse av lagerlokasjon (reol, seksjon og hylle) til den enkelte vare, og fordi varer ofte mangler (for liten beholdning). Eventuell varemangel må noteres manuelt med penn på plukkseddelen. Ferdig plukkede varer fraktes til lagerekspedisjonen.

En ansvarlig ekspeditør signerer på plukkseddelen som lagermedarbeideren så tar med tilbake til lageransvarlig. Denne oppdaterer og endrer status på ordren slik at den blir klar for fakturering. Prosessen for vareuttak og ekspedisjon avsluttes med at ekspeditøren pakker sammen varene og klargjør for biltransport til den aktuelle butikken.

b) Beskriv arbeidsflyt og informasjonsflyt i forretningsprosessen for uttak av varer og ekspedisjon fra hovedlager i et forenklet RIS-diagram.
 
c) Gjør rede for gevinstperspektivet i forbindelse med IT-systemer.
 
d) Ta utgangspunkt i prosessbeskrivelsen i punkt b) og i caset om Stormberg og beskriv nærmere hvilke konkrete gevinster Stormberg har oppnådd ved hjelp av Effect Warehouse. Henvis til gevinstperspektivet. Ta de forutsetninger du finner nødvendig.
 

Stormberg sparer 1,5 millioner i lønnsutgifter:

God effekt av Effect Warehouse

– Med WMS-løsningen Effect Warehouse fra Consafe Logistics har vi spart 2 til 3 stillinger i administrasjon og på lageret. Det utgjør årlige lønnsutgifter på opp mot 1,5 millioner kroner, sier daglig leder logistikk Jens Christian Iglebæk hos fritidsklærprodusenten Stormberg i Kristiansand.
Før Effect Warehouse ble installert for tre år siden, skjedde all ordrebehandling med penn og papir.

– Hadde vi ikke valgt nytt lagersystem, ville det fått dramatiske konsekvenser for alle våre logistikkoperasjoner. På det meste ekspederer vi 450 ordre om dagen. Å skrive ut 450 plukksedler og bokføre hver av dem manuelt inn i vårt ERP-system, Microsoft Navision, er ekstremt ressurskrevende. Bruken av PDAer og strekkoder har effektivisert lagerdriften, sier Iglebæk som til daglig har ansvaret for 22 medarbeidere innen logistikk og IT.

Tøff konkurranse

Konkurransen i fritids- og sportsklærmarkedet er tøff, og bedriften har jobbet aktivt med å øke merkevarekunnskapen om Stormberg. Arbeidet begynner nå å bære frukter, mener Jens Christian Iglebæk.

– For fire år siden var det kun 57 prosent som kjente til oss. I dag har den økt til 80 prosent. Våre sportsklær har fått et moderne design som treffer markedet godt. Årsaken til vår markedssuksess er en kombinasjon av riktig timing, dyktige medarbeidere og en god porsjon flaks. Vi har gått uortodokse veier i markedsføring av våre produkter. Samtidig har vi valgt på øverste hylle av logistikksystemer.

Effektiv arbeidsflyt

Effect Warehouse er et standardsystem som effektiviserer lagerdriften.

– Alle varer som legges inn i og hentes ut av våre lagerreoler skannes. Det gjør at vi har full oversikt over varelokasjonen, sier Iglebæk. – Det er ekstremt ressurskrevende å behandle ordresedler manuelt. Drag and drop funksjonalitet gjør det også mulig å fordele ordrene etter høyeste eller laveste prioritet. Tidligere måtte vi gjennomgå flere 100 ordresedler manuelt for å finne frem til de rette. Vi har doblet omsetningen fra 70 millioner til 153 millioner kroner og spart inn nærmere tre årsverk med Effect Warehouse. Uten løsningen ville vi fått store problemer med våre logistikkoperasjoner på lageret.

 

a) I caset brukes begrepene strekkoder og skanne varer. Forklar kort hva disse begrepene betyr og gjør nærmere rede for hvordan de kan brukes hos Stormberg i forbindelse med innlegging og uttak av varer fra lager.
Løsningsforslag

Forklaringene nedenfor er hentet fra læreboken:

Strekkoder brukes til å merke varer. Strekkoden skjuler tall og bokstaver som inneholder varens varenummer eller annen entydig identifikasjon.

Skanne: Bruk av strekkoder forenkler varemerking og håndtering av varer ved at koden kan skannes vha. en PDA.

Bruk hos Stormberg. Caset sier at Alle varer som legges inn i og hentes ut av våre lagerreoler skannes. Det betyr at Stormbergs lagerførte varer er strekkodet. Ved innlegging av en vare på lager kan vareid. registreres på PDA'en ved å skanne varens strekkode, mens antall enheter f.eks. kan tastes inn på et tastatur. Tilsvarende ved vareuttak. Studenten bør i tillegg forklare at registrerte data på PDA'en enkelt kan overføres til lagersystemet slik at lagerbeholdninger oppdateres i systemets database.

b) Beskriv arbeidsflyt og informasjonsflyt i forretningsprosessen for uttak av varer og ekspedisjon fra hovedlager i et forenklet RIS-diagram.

Løsningsforslag (Blåskravert aktivitet indikerer at IT-system støtter aktiviteten)

Prosessbeskrivelsen i oppgaven gir ikke rom for større avvik i studentens RIS-diagram i forhold til diagrammet i løsningsforslaget. Viktige momenter er å identifisere de tre rollene, beskrive vesentlige aktiviteter/oppgaver, angi overleveringer og angi rekkefølge med pil som ikke skal gå bakover (mot venstre) i diagrammet. Det bør også tydelig fremgå hvilken aktivitet som starter prosessen og hvilken som avslutter den.

c) Gjør rede for gevinstperspektivet i forbindelse med IT-systemer.

Løsningsforslag

I gevinstperspektivet inndeles potensielle gevinster en bedrift kan oppnå ved å bruke IT-systemer i rasjonaliseringsgevinster, organisasjonsgev., styringsgev. og markedsgev. Disse må nevnes samt en kort forklaring på hver av dem.

En oppsummering av hva de enkelte gevinsttypene innebærer er:

Rasjonaliseringsgevinster oppnås ved å effektivisere eksisterende forretningsprosesser gjennom automatisering av manuelle arbeidsoppgaver. Den største gevinsten av rasjonalisering er vanligvis sparte lønnskostnader

Organisasjonsgevinster oppnås når IT-systemer medvirker til at oppgaver i bedriften utføres enklere, smartere eller rett og slett elimineres. Forretningsprosesser kan ofte effektiviseres ved å organisere arbeidet på en annen måte ved hjelp av IT.

Styringsgevinster: IT-systemer brukes til å samle og strukturere informasjon. Mer og bedre informasjon gir større oversikt og grunnlag for bedre beslutninger og styring av bedriften. Bedre beslutninger bidrar både til høyere inntekter og lavere kostnader.

Markedsgevinster: En virksomhet oppnår markedsgevinster når den får fordeler i markedet i forhold til konkurrentene. Markedsgevinster oppnås gjerne ved å være tidlig ute med å ta i bruk ny teknologi. - Kan f.eks. oppnås ved å redusere kostnader, eller markedsføre på en mer treffende måte, eller ved å gjøre handleopplevelsen mer kundevennlig.

d) Ta utgangspunkt i prosessbeskrivelsen i punkt b) og i caset om Stormberg og beskriv nærmere hvilke konkrete gevinster Stormberg har oppnådd ved hjelp av Effect Warehouse. Henvis til gevinstperspektivet. Ta de forutsetninger du finner nødvendig.

Løsningsforslag

Her skal studentene vise at de kan anvende gevinstperspektivet på et praktisk case. Gevinster som nevnes, må ha referanse til caset og prosessen skissert i b). Det kan også nevnes andre mulige gevinster. I så fall må antakelser/forutsetninger være angitt eksplisitt.

Det forutsettes at angitt gevinster er konkrete. Pluss for å skille mellom kvantitative gevinster i kroner og øre, og kvalitative gevinster som er vanskeligere å tallfeste.

• Rasjonaliseringsgevinster (R)
• Organisasjonsgevinster (O)
• Styringsgevinster (S)
• Markedsgevinster (M)

Prosessforbedringer og tilhørende gevinster vha. nytt lagerstyringssystem angis i det følgende. En del av punkterne her bør være nevnt for å få full score:

• Håndtering av plukklister

Utskrift, henting og bringing elimineres. Sparer arbeid og tid. (R, O)

• Lagerlokasjon (plassering av hver vare) registrert i lagersystemets database

Raskere å finne varer ved uttak. Sparer arbeid og tid. (R)

• Strekkodemerking med unik identifisering av varetyper. Vha. skanning kan lagerbeholdning automatisk oppdateres i databasen.

Raskere plukking, redusert behov for varetelling. (R)

Bedre oversikt over beholdninger, sjeldnere tomgang for varer på lager, bedre grunnlag for innkjøpsplanlegging, mindre varelager og dermed reduserte lagerkostnader. (S)

Færre forsinkede leveringer, mer fornøyde kunder. (S)

• Enklere prioritering av kunder ("drag and drop").

Sparer arbeid og tid (R)

Mer fornøyde kunder (S)

• Automatisk bokføring i ERP-systemet.

Sparer arbeid og tid. (R)

Redusert feilregistrering. Sparer arbeid og tid til feilretting, (R, O). Færre feil i økonomidata (S)

Det kan også argumenteres for at det nye lagersystemet gir markedsgevinster, som f.eks. bedre kundeservice ved at Stormberg kan fremhente infomasjon raskere og mer presist ved henvendelser fra kunder.