Digitalisering for økonomer > Andre oppgaver > 3.4 Forretningssystemer

Noen av spørsmålene i denne oppgaven er knyttet til en artikkel om ERP-systemet til selskapet Safetel er beskrevet nedenfor.

a) Gi en nærmere forklaring på hva som menes med begrepene informasjonssystem og IT-system.
 
b) Kontostreng er et sentralt begrep i forbindelse med økonomisystemer. Gi eksempler på noen felt/dimensjoner som kan inngå og forklar hva som er formål med kontostrengen.
 
c) Gjør kort rede for hva som ligger i begrepet ERP-system, og hva som kjennetegner ERP-systemer.

 

Hvilken funksjonalitet antar du finnes i det nye ERP-systemet til Safetel? Begrunn svaret.

Økonomidirektør Brenne forteller at "overgangen fra to gamle til ett nytt forretningssystem har spart Safetel for betydelige beløp".

d) Gjør kort rede for gevinstperspektivet i forbindelse med IT-systemer.
 
e) Mye av gevinstene Safetel har oppnådd ved å bytte ut to systemer med ett er trolig knyttet til database og brukergrensesnitt. Ta utgangspunkt i artikkelen og beskriv noen mulige, konkrete eksempler på slike gevinster. Gjør de antakelser du finner nødvendig.
 

Artikkelen nedenfor er hentet fra hjemmesiden Forretningssystemer.no. (Artikkelen er noen år gammel, men det meste av innholdet er fortsatt svært relevant. Deler av teksten som har mindre betydning for den aktuelle problemstillingen, er tatt ut.)

Millionbesparelse på innføring av nytt forretningssystem

For Safetel, Skandinavias ledende leverandør av sikker alarmoverføring med over 70 000 abonnenter, var overgangen til nytt forretningssystem avgjørende. - Med ERP-systemet fra Amesto Solutions har vi oppnådd årlige besparelser på over én million kroner. Det muliggjør videre vekst uten å ansette flere medarbeidere, sier økonomidirektør Kenneth Brenne.

Med økt kundevekst kan selvsagt dette bildet endre seg, medgir Brenne, som kan fortelle at systemet har vært oppe og gå i snart to år med kun positive erfaringer. - Det er brukervennlig og gjør at vi enkelt kan foreta oppgraderinger/systemendringer på egen hånd.

Ledende på alarmoverføring

Safetel er ledende leverandør av sikker alarmoverføring i Skandinavia med mer enn 70 000 abonnenter. Selskapets sysselsetter 60 medarbeidere og omsatte for 110 millioner kroner i 2013.

- Våre produkter og tjenester sørger for at alarmen kommer frem til politi, brannvesen og vaktselskap. Banker, statlig- og kommunal forvaltning, eiendomsselskaper, industri og handel benytter våre produkter og løsninger, sier Brenne.

Strukturert prosess

Sommeren 2011 sendte Safetel forespørsel/kravspesifikasjon til flere ERP-leverandører.

I sluttfasen på høstparten samme år, satt de igjen med fem leverandører der Amesto dro det lengste strået.

- Før forespørselen ble utsendt vurderte vi å beholde vårt gamle ERP-system med faktureringsmodul. Vi fant ut at dette ikke var veien å gå. Begrunnelsen for valg av Amesto var et godt inntrykk av leverandøren samt fleksibiliteten i hovedsystemet Visma, sier Brenne. …

Kravspesifikasjon

Utarbeidelse av kravspesifikasjon skjedde internt i Safetel med bistand av en ekstern konsulent som hadde ansvaret for prosjektfremdriften. Brenne innrømmer at det er krevende å gå til anskaffelse av et nytt forretningssystem.

- Det er første gang vi har gjennomført en slik omfattende prosess. Vår eksterne konsulent så oss i kortene og styrte oss i riktig retning med hensyn til valg av riktig forretningssystem.

I januar 2012 ble det gjennomført to workshop og i februar samme år var Safetel på lufta med regnskaps- og logistikkmodulene.

- Deretter brukte vi tre, fire måneder på å implementere abonnementsmodulen. Det er utfordrende å flytte 70 000 abonnenter over i et nytt system. ….

Helhetlig løsning

Forretningssystemet ble idriftsatt mai/juni 2012.

- Vi har gått fra to systemer med regnskap og logistikk på den ene siden og fakturering av abonnementer på den andre siden. Vi har fått en helhetlig løsning som tilfredsstiller våre behov på alle områder, sier Brenne. Han forteller at kostnadene med ett system er vesentlig lavere sammenliknet med tidligere løsning.

- Arbeidsoperasjonene utføres nå mer rasjonelt.

Klare formeninger

Ledelsen i Safetel var med på utvelgelsen av forretningssystemet og hadde klare formeninger om hva det nye forretningssystemet skulle inneholde.

- Det primære var å få på plass et standard regnskaps- og bokføringssystem. Forretningssystemet skulle også håndtere all logistikk med vareflyt inn og ut av lageret. Sist, men ikke minst, var vi avhengig av en abonnementsmodul som klarte å håndtere alle våre abonnementskunder i Sverige og Norge. Abonnementsmodulen var den kritiske delen av systemleveransen. For øvrig var det viktig at Visma kunne håndtere integrasjonen mot eksterne systemer, sier Brenne.

Tilpasset vår arbeidsmetodikk

- Med Amesto Solutions har vi fått et ERP-system skreddersydd for virksomheten. Det støtter alle interne prosesser og gjør at vi arbeider mer effektivt. For oss er det avgjørende at arbeidsoperasjonene fungerer tilfredsstillende fra A til Å, sier Brenne.

Han kan fortelle at overgangen fra to gamle til ett nytt forretningssystem, har spart Safetel for betydelige beløp.

- Det gjør at vi kan fortsette vår markedsekspansjon med dagens mannskapsstyrke.

Viktig partner

…. - Forretnings-systemet er fleksibelt sammenliknet med konkurrerende løsninger i markedet og skreddersydd for våre løpende aktiviteter. Tilbakemeldingen fra våre ansatte er positiv. De fremhever systemets logiske oppbygning og det enkle brukergrensesnittet, avslutter han.

a) Gi en nærmere forklaring på hva som menes med begrepene informasjonssystem og IT-system.

Løsningsforslag

Fra læreboken:

Et informasjonssystem er et organisert opplegg for informasjonsbehandling og består av både teknologi og manuelle rutiner. Kort og enkelt kan et informasjonssystem defineres som "et system for innsamling, bearbeiding, lagring, overføring og behandling av informasjon".

Et hovedpoeng er at de to begrepene i dag betyr det samme slik at vi kan sette likhetstegn mellom begrepene informasjonssystem og IT-basert informasjonssystem eller bare IT-system.

I læreboken beskrives en informasjonssystem-modell som omfatter fem komponenter eller ressurser: mennesker, programvare, maskinvare, datanettverk og dataressurser. Det er ikke et krav at denne tas med slik oppgaven er formulert, men et pluss til svar som tar med dette.

b) Kontostreng er et sentralt begrep i forbindelse med økonomisystemer. Gi eksempler på noen felt/dimensjoner som kan inngå og forklar hva som er formål med kontostrengen.

Løsningsforslag

Kontostrengen brukes ved postering av regnskapstransaksjoner og består av flere felt/dimensjoner som kategoriserer transaksjonene. Artskonto brukes i finansregnskapet og er obligatorisk. Andre felt som ofte brukes er avdeling, prosjekt og objekt. Formålet er å støtte økonomistyringen i virksomheten. Ved å kategorisere transaksjoner tas vare på detaljert økonomisk informasjon som kan utnyttes til analyser og gi bedre beslutningsunderlag. Kontostrengens dimensjoner kalles derfor også for styringsdimensjoner.

c) Gjør kort rede for hva som ligger i begrepet ERP-system, og hva som kjennetegner ERP-systemer. Hvilken funksjonalitet antar du finnes i det nye ERP-systemet til Safetel? Begrunn svaret.

Løsningsforslag

Fra læreboken:

IT-systemer som støtter bedriftens forretningsprosesser på tvers av funksjonsområder kalles forretningssystemer. ERP-systemer (ERP: Enterprise Resource Planning) støtter bedriftens interne forretningsprosesser. Slike systemer kan være omfattende. Et enkelt ERP-system kan integrere prosesser innen både økonomi, produksjon, salg, og personalhåndtering.

Integrasjon er et sentralt kjennetegn ved ERP-systemer ved at de består av integrerte delsystemer (moduler): de har felles database, en felles konostreng og et ensartet brukergrensesnitt.

Kandidatene bør også nevne at "ERP-system" ikke er noe entydig begrep, og brukes på alt fra økonomisystemer med noe tilleggsfunksjonalitet til omfattende ERP II-systemer med CRM- og SCM-funksjonalitet.

Fra artikkelen i caset fremgår at sentrale moduler i Safetel sitt ERP-system er abonnementstmodul med fakturering samt en regnskapsmodul og logistikkmodul inklusive lagerhåndtering. Både fakturering og lagerfunksjonalitet bør nevnes eksplisitt i en fullgod besvarelse.

d) Gjør kort rede for gevinstperspektivet i forbindelse med IT-systemer.

Sensorveiledning:

I gevinstperspektivet inndeles potensielle gevinster en bedrift kan oppnå ved å bruke IT-systemer i rasjonaliseringsgevinster, organisasjonsgev., styringsgev. og markedsgev. Disse må nevnes samt en kort forklaring på hver av dem.

En oppsummering av hva de enkelte gevinsttypene innebærer er:

Rasjonaliseringsgevinster oppnås ved å effektivisere eksisterende forretningsprosesser gjennom automatisering av manuelle arbeidsoppgaver. Den største gevinsten av rasjonalisering er vanligvis sparte lønnskostnader

Organisasjonsgevinster oppnås når IT-systemer medvirker til at oppgaver i bedriften utføres enklere, smartere eller rett og slett elimineres. Forretningsprosesser kan ofte effektiviseres ved å organisere arbeidet på en annen måte ved hjelp av IT.

Styringsgevinster: IT-systemer brukes til å samle og strukturere informasjon. Mer og bedre informasjon gir større oversikt og grunnlag for bedre beslutninger og styring av bedriften. Bedre beslutninger bidrar både til høyere inntekter og lavere kostnader.

Markedsgevinster: En virksomhet oppnår markedsgevinster når den får fordeler i markedet i forhold til konkurrentene. Utnyttelse av Internett til markedsføring og salg vha. e-handelssystemer kan gi markedsgevinster, både ved å være tidlig ute, og ved stadig å gjøre det mer brukervennlig og attraktivt å handle

e) Mye av gevinstene Safetel har oppnådd ved å bytte ut to systemer med ett er trolig knyttet til database og brukergrensesnitt. Ta utgangspunkt i artikkelen og beskriv noen mulige, konkrete eksempler på slike gevinster. Gjør de antakelser du finner nødvendig.

Løsningsforslag

Her skal studentene vise at de forstår meningsinnholdet i punkt c) og d). I wet fullgodt svar må angis konkrete eksempler ut fra antakelser om Safetels virksomhet. Noen momenter kan være:

Felles database innebærer en felles datamodell mht. tabellstruktur og definisjon av begreper (tabelldefinisjoner). En unngår dobbeltregistrering av data med ekstraarbeid og fare for feil/inkonsistenser. Dette innebærer rasjonaliseringsgevinster.

Her må angis et par konkrete eksempler, f.eks. hvilke data som kanskje ble dobbeltregistrert i to separate systemer (kundedata, fakturadata,…)?

Felles kontostreng realiseres i en transaksjonstabell i databasen. Dermed får bedriften et bedre datagrunnlag for analyser og rapportering enn hva som er mulig med to isolerte systemer, altså styringsgevinster.

Mulig konkretisering: Hvilken nyttig informasjon kan Safetel få fra analyser av trans.data fra ERP-databasen (mest lønnsomme kunder og produkter, ukurante varer på lager, …)

Ensartet brukergrensesnitt innebærer større brukervennlighet for brukere av begge systemene og bl.a. mindre opplæringsbehov for nye brukere. Dette kan relateres både til rasjonaliserings- og organisasjonsgevinster.

Det kan også argumenteres for at det nye ERP-systemet gir markedsgevinster, som f.eks. bedre kundeservice ved at bedriften kan fremhente infomasjon raskere og mer presist ved henvendelser fra kunder.